午後１：
・Power Point「オブジェクト（グラフ）の操作、アニメーション機能」
午後２：
・Excel「データの入力、ファイル操作」
午後３：
・Windows「スクリーンショット（四角形・任意の範囲）」
・座学「Pdfの作成・管理」
午後４：
・Outlook「添付ファイルの操作（開く・印刷）」
「PDF」という言葉、社会人の方は耳にしたことがある方も多いかもしれません。
よくよく考えるとリアルで「PDF」について教えてくれる場所はたぶんないので、
ブログで紹介しようと思います。
PDFは「画像」「音声」「文書」などと同様、ファイル形式の一つで、
以下のような特徴があります。
- 開くのに必要なソフトが無料（要はお金の話）
- 上書き・修正が（原則）できない（要は不正対策の話）
- 作成者の画面と同じように表示できる（要は再現性の話）
まずは1の「開くのに必要なソフトが無料」という点から説明していきましょう。
例えばWordで作成した文書はWordのソフトが入っているパソコンでは閲覧できますが、
Wordが入っていないパソコンにメールなどで送った際は、閲覧することができません。
それに対しPDFファイルは「ADOBE Acrobat Reader」などの閲覧ソフトをネットからダウンロードすれば、
どんなパソコン・スマホ・タブレットでも無料で閲覧することができます。
Word・Excelを購入しようと思えば実は３万円以上かかったりします。
続いて2の「上書き・修正ができない」という点。
例えば請求書のデータをWordやExcelなどの作成したそのままのデータで先方に送ると、
金額を安く書き換えてしまうことができてしまいます。
それに対しPDFファイルは閲覧専用の形式なので、
上書きや修正、転用などが原則できないようになっています。
原則と書いたのには理由があって、相応の操作をすれば修正は可能ではありますが、
悪意をもって操作をしたことになり、偶然という言い逃れはできなくなります。
そして最後の3、「製作者の画面と同じように表示できる」という点。
これは主にフォント（字体）が絡んでくることが多いです。
製作者が本来インストールされていない独自のフォントを用いて文書を作ると、
そのフォントがインストールされていないパソコンで文書を開くと、
別のフォントで置き換えられて表示されます。
左の画像が元データ。
タイトルの「うさかめ新聞」と下の「４月～６月の予定表」の文字に、
「瀬戸フォント」という独自のフォントを追加して作成しています。
これがフォントがインストールされていないパソコンで表示すると、右のように表示されます。
文字の形だけでなく配置もずれるので、作成者の意図が変わってしまう恐れがあるわけです。
これがPDFファイルにしているとフォントごと文書に含まれるので、
フォントをインストールしていないパソコンでも同じように表示できるという点がメリットです。
パソコンが社会で頻繁に使われるようになってしばらくたった00年代中盤あたりは、
割と会社の新人研修などでこれらの理由を踏まえたうえで、
「外部にWord・Excelなどで作成したデータを送る際はいったんPDF化すること」と
教育していたイメージでした。
最近になって理由はどこかにすっ飛ばされて、
「とにかく外部にWord・Excelなどで作成したデータを送る際はいったんPDF化すること」
だけが独り歩きしている印象を受けます。
特にスマホ・タブレットに関してはWord・Excelがインストールされている確率は低く、
ネットやメールでやり取りされる文書のほとんどはPDFファイルになっています。
もちろん、ファイルをPDFに変換する操作を知っていることは大切ですが、
正直今の時代、操作方法はネットでキーワード検索すればいくらでも出てきます。
本当に大事なのはなぜその操作をするか、その操作をしないとどうなるかを
しっかりと理解しているかどうかでしょうね。